Урядовий
портал

Українська   
English   
15:33, неділя, 01 жовтня 2006Міністерство аграрної політики України 
Головна / Міністерство / Інформатизація / Електроний документообіг та електронний цифровий підпис

Електроний документообіг та електронний цифровий підпис

10.03.2006 16:26

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

З метою підвищення ефективності роботи органів державної влади та органів місцевого самоврядування у рамках реалізації завдань (проектів) Національної програми інформатизації передбачається об’єднання існуючих у цих органах інформаційних систем та тих, що будуть розроблятися в єдиний інформаційно-аналітичний комплекс – Інтегровану інформаційно-аналітичну систему органів державної влади та органів місцевого самоврядування України (ІІАС).

 Враховуючи різноманітність існуючих систем електронного документообігу в органах державної влади та органах місцевого самоврядування (ОДВ й ОМС), при розробці та реалізації пілот-проекту ІІАС передбачається створення інтегрованої системи електронного документообігу (ІСЕД).

Метою створення такої системи є забезпечення руху документів (укази, постанови, закони, розпорядження, повідомлення, звіти, аналітичні довідки, тощо), скорочення терміну підготовки та прийняття рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів в органах державної влади.

Інтегрована система електронного документообігу вирішує такі головні задачі:

автоматизація роботи спеціалістів за визначеним регламентом обробки документів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилка опрацьованих документів для подальшої обробки;

обмін документами між вузлами ІІАС, уніфікація технологічних процедур проходження, передачі та опрацювання документів, збирання, реєстрація, накопичення, обробка та аналіз інформації, що надходить до кожного з вузлів, забезпечення постійного зв’язку та обміну інформацією між вузлами;

автоматизація функцій управління процесами на основі повідомлень спеціалістів про надходження документів для обробки, про закінчення нормативних строків обробки, синхронізація робіт спеціалістів;

автоматизація контролю виконання документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт та “критичних шляхів” в маршрутних схемах, заповнення переліків виконавців, ознак документів тощо;

автоматизація процесів реєстрації документів, заповнення кодованих реквізитів реєстраційних та контрольних карток з використанням класифікаторів і довідників, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збору резолюцій, доставка звітів про виконання доручень;

автоматизація збирання даних про результати виконання технологічних процесів та формування на їх основі аналітичних і статистичних звітів та довідок щодо документообігу та контролю за виконанням документів, формування довільних аналітичних довідок;

розсилка, зберігання та використання вхідних, вихідних і внутрішніх документів за єдиною нумерацією з початку року;

відправлення, приймання та опрацювання електронної пошти;

оперативний пошук інформації про вхідні, вихідні та внутрішньо-розпорядчі документи за комбінацією умов з будь-яких реквізитів реєстраційних карток або за контекстом документа;

наскрізний контроль (група контролю, керівник установи, безпосередній виконавець) за проходженням і виконанням документів;

ведення, системи класифікаторів та довідників;

постійне оновлення та адміністрування головної бази даних, забезпечення достовірності, можливість оперативного доступу та збереження інформаційного фонду;

забезпечення надійного зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об’єктів, максимально зручна систематизація сховища документів згідно із вимогами пілот-проекту ІІАС;

організація служб копіювання-відновлення інформації, що зберігається, забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу;

формалізація технологічних процесів обробки інформації, визначення типових маршрутних технологічних схем для їх виконання;

визначення кола осіб, що за посадовими обов’язками здійснюють підготовку та обробку документів та призначення рівнів їх доступу до інформації, повноважень та прав;

вдосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань документообігу ОДВ;

підготовка друкованих належним чином ілюстрованих зведень, аналітичних довідок тощо, друкування реєстраційних карток, журналів реєстрації, реєстрів розсилки, статистичних та аналітичних довідок про стан виконання документів та документообіг;

Основні переваги такої інтегрованої системи електронного документообігу включають:

відсутність обмежень на кількість підключених до інтегрованої системи нових організацій;

прозорість множини всіх підключених до ІІАС, а також їхнього персоналу;

стандартизований інтерфейс користувача;

можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу.

Важливим елементом забезпечення електронного документообігу в ІІАС повинна стати корпоративна електронна пошта, яка здійснюватиме прийом електронних документів, підтвердження доставки адресату, відправку електронних документів та можливості доступу до баз даних документів в ІІАС.

Інтегрована система електронного документообігу повинна включати в себе профілі документів абонентів (опис їхніх документних інтересів), рубрикатори баз даних документів (архівних і оперативних), навігаційно-пошуковий апарат, засоби перетворення форматів документів, лінгвістичне забезпечення. Вона повинна мати стандартизований інтерфейс з існуючими системами внутрішнього електронного документообігу органів державної влади, забезпечувати прийом електронних документів, ідентифікацію відправника шляхом обробки електронного цифрового підпису, підтвердження існуючою системою доставки адресату, відправку електронних документів та можливість доступу до баз даних документів.

При реалізації системи інтегрованого електронного документообігу повинні враховуватись нормативні акти, спрямовані на забезпечення умов її функціонування (зокрема, стосовно цифрового підпису та надання електронним документам юридичної сили). Надання юридичної сили електронним документам повинно підвести нормативно-правову базу для паралельного існування паперових і електронних носіїв документів. Важливим залишається питання забезпечення інтеграції системних програмних платформ електронного документообігу на стандартних підходах та протоколах, а також питання додаткових засобів захисту інформації корпоративних мереж.

Склад, архітектура та функціональна структура інтегрованї системи електронного документообігу

Автоматизація документообігу пілот-проекту ІІАС здійснюється на основі окремих автоматизованих функцій, поєднаних за своїм призначенням у типові функціональні комплекси. Перелік функціональних комплексів для автоматизації відповідних діловодних процесів та операцій наведено нижче:

“Комплекс підготовки документів комп’ютерними засобами”;

“Комплекс реєстрації та введення електронних документів в оперативний електронний архів”;

“Комплекс ведення електронного архіву, підтримки паперового архіву та організації доступу до його інформації”;

“Комплекс контролю виконавчої діяльності”;

“Комплекс проектування маршрутів руху документів”;

“Комплекс обміну даними”;

“Комплекс підтримки формування аналітично-статистичної звітності та оперативного аналізу”;

“Комплекс ведення нормативно-довідкової інформації”;

“Комплекс адміністрування”;

“Комплекс “Уніфіковане клієнтське місце”.

 

 

Загальні принципи побудови та функціонування інтегрованої системи електронного документообігу

Інтегрована система електронного документообігу являє собою територіально розподілену комп’ютерну систему. Розподілений характер визначає відповідні характеристики та вимоги до неї – орієнтацію на “клієнт/серверні” технології обробки і доступу до інформації, використання комунікаційних каналів і відповідних протоколів обміну.

Виходячи з того, що управлінська діяльність та документообіг ОДВ є елементом складної організаційної структури, яка взаємодіє з іншими процесами управління та спрямована на досягнення глобальних цілей забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності органів державної влади, при реалізації пілот-проекту ІІАС сформульовані наступні загальні принципи побудови та функціонування ІСЕД:

1) в організаційному аспекті:

забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи;

зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються зв’язків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ІІАС;

забезпечення багатоваріантності зв’язків із зовнішніми у відношенні до ПП ІІАС структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати зв’язку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом;

2) в інформаційному аспекті:

інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії;

можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи;

відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ОДВ;

3) в алгоритмічному аспекті:

алгоритми функціонування системи повинні відповідати вимогам, що узгоджені в межах ПП ІІАС, міжнародним стандартам та рекомендаціям щодо побудови та використання інтерфейсів користувача, мережних засобів, систем управління базами даних та знань тощо;

4) в технічному аспекті:

забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування;

архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування;

5) в технологічному аспекті:

забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ІІАС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів виконавчої влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи;

забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому;

при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється.

ІСЕД пілот-проекту ІІАС реалізується як інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі ІІАС.

Перелік

 

нормативно-правових актів з питань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису

 

 

 

Закони України:

 

- від 22.05.03 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”

 

- від 22.05.03 № 852-IV “Про електронний цифровий підпис”

 

 

 

Постанови Кабінету Міністрів України:

 

- від 26 травня 2004 р. № 680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу”

 

- від 13 липня 2004 р. № 903 “Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів”

-   від 28 жовтня 2004 р. № 1451 “Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган”

 

- від 28 жовтня 2004 р. № 1452 “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності”

 

-  від 28 жовтня 2004 р. № 1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”

 

-  від 28 жовтня 2004 р. № 1454 “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації

 
© 1997–2006 Міністерство аграрної політики України          

Усі права на матеріали, що знаходяться на даному сайті, охороняються відповідно до чинного законодавства України. При будь-якому використанні матеріалів сайта, гіперпосилання на www.minagro.gov.ua обов'язкове